Ventes
Dans cette rubrique :
Les bons de réparation sont inscrits aux Comptes clients selon leur état, Fermé, Rouvert/fermé, et Annulé à partir de l'onglet Transférer > Ventes.
Vous devez respecter la liste de contrôle avant la fermeture pour vous assurer que le bon de réparation est prêt à fermer. L'estimateur est l'ultime responsable de la procédure avant la fermeture, mais le personnel de la comptabilité doit également connaître la procédure. (Voir Liste de contrôle avant la fermeture.)
Pour transférer un bon de réparation aux comptes clients
- Cliquez sur le menu Comptabilité .
- L'onglet Comptabilité s'ouvre, avec l'ongletTransférer > Ventes sélectionné.
- Sélectionnez le ou les BR que vous souhaitez inscrire à la comptabilité en les surlignant. Il est fortement recommandé de ne transférer qu'une vente à la fois jusqu'à ce que vous soyez familiarisé avec l'interface et que vous soyez assuré que les taxes sont transférées correctement à votre logiciel de comptabilité.
- Pour sélectionner plus d'un BR consécutifs, cliquez sur la première ligne, maintenez la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur la dernière ligne qui doit être incluse. Ou, cliquez sur la première ligne avec votre souris et faites-la glisser jusqu'à la dernière ligne.
- Pour sélectionner plus d'un BR non consécutifs, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chaque ligne de BR qui doit être inclus.
- Sélectionnez l'une des trois options pour la Date de facturation.
- Utilisez Date ci-dessous – sélectionnez ou entrez la date dans la boîte ci-dessous.
- Utilisez Date de livraison – la date de livraison sera automatiquement inscrite en tant que date de facturation.
- Utilisez Date de fermeture – si le bon de réparation est fermé avant le transfert, la date de fermeture sera automatiquement inscrite en tant que date de facturation.
- Si vous choisissez de transférer uniquement un récapitulatif du bon de réparation, cochez la case transférer le résumé uniquement. (Non disponible pour tous les logiciels de comptabilité.)
- Cliquez sur Transfert.
- Cliquez sur Oui pour confirmer.
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Les rapports peuvent être générés à partir de l'onglet Ventes, pour les factures inscrites et à inscrire. Ces rapports peuvent être affichés à l'écran ou imprimés.
Pour créer des rapports d'inscriptions
- Cliquez sur le menu Comptabilité .
- L'onglet Comptabilité s'ouvre, avec l'ongletTransférer > Ventes sélectionné.
- Mettez en surbrillance les BR que vous souhaitez transférer.
- Dans la boîte Factures vérifiées dans le coin inférieur droit de l'onglet, sélectionnez la case à cocher Imprimer les rapports de pré et de post inscription.
- Cliquez sur Transfert.
- La boîte de dialogue d'impression Rapport de préinscription apparaît. Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Pour envoyer une copie du rapport à l'imprimante et l'afficher à l'écran, cliquez sur Imprimer.
- Pour afficher le rapport à l'écran, cliquez sur Annuler.
- Une boîte de dialogue de confirmation vous demandant si vous souhaitez continuer l'inscription apparaîtra. Cliquez sur Oui.
- Une fois le transfert effectué, la boîte de dialogue d'impression apparaît pour le rapport d'inscription. Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Pour envoyer une copie du rapport à l'imprimante et l'afficher à l'écran, cliquez sur Imprimer.
- Pour afficher le rapport à l'écran, cliquez sur Annuler.
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Un utilisateur doit disposer de l'autorisation appropriée pour fermer un bon de réparation.
Pour fermer un bon de réparation
- Cliquez sur le menu Comptabilité .
- L'onglet Comptabilité s'ouvre, avec l'ongletTransférer > Ventes sélectionné.
- Dans la liste, sélectionnez le BR à fermer.
- Une fois le BR sélectionné, cliquez sur Finaliser les travaux.
Remarque : en fonction de vos paramètres, vous pourriez devoir entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe avant de continuer.
- Dans la boîte de dialogue Entrer Date de fermeture, confirmez ou sélectionnez la date de fermeture et cliquez sur Enregistrer.
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À partir de cet onglet, un bon de réparation fermé peut être rouvert par un utilisateur qui détient les autorisations appropriées. Si la vente a été transférée à la comptabilité, vous pouvez rouvrir le bon de réparation uniquement pour changer les coûts. Si la vente n'a pas été transférée à la comptabilité, vous pouvez changer le total des ventes et les coûts dans le bon de réparation rouvert.
Pour rouvrir un BR fermé
- Cliquez sur le menu Comptabilité .
- L'onglet Comptabilité s'ouvre, avec l'ongletTransférer > Ventes sélectionné.
- Dans la liste, sélectionnez le BR à rouvrir.
Remarque : si le BR n'est pas répertorié, c'est qu'il est peut-être déjà archivé. Vous pouvez ajuster la plage de dates pour inclure la date à laquelle le BR était actif, puis cliquer sur Appliquer le filtre.
- Important : prenez note de la date de fermeture originale.
- Une fois le BR sélectionné, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Rouvrir les travaux.
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Un utilisateur doit disposer de l'autorisation appropriée pour refermer un bon de réparation.
Pour refermer un bon de réparation
- Cliquez sur le menu Comptabilité .
- L'onglet Comptabilité s'ouvre, avec l'ongletTransférer > Ventes sélectionné.
- Dans la liste, sélectionnez le BR à refermer.
- Une fois le BR sélectionné, cliquez sur Finaliser les travaux.
- Assurez-vous que la date de fermeture originale est bien entrée.
- Cliquez sur Enregistrer.
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Un utilisateur doit disposer de l'autorisation appropriée pour annuler un bon de réparation. Lorsque vous annulez un BR :
- Une icône sera associée au BR et affichée sur le Tableau blanc.
- Une note indiquant qui a fait le changement sera enregistrée.
- Les travaux annulés seront exclus des rapports.
- Toutes les informations en dollars sur la vente seront remises à zéro.
- Tous les coûts des travaux seront maintenus.
Pour annuler un bon de réparation
- Cliquez sur le menu Comptabilité .
- L'onglet Comptabilité s'ouvre, avec l'ongletTransférer > Ventes sélectionné.
- Dans la liste, sélectionnez le BR à annuler.
- Une fois le BR sélectionné, cliquez sur Annuler les travaux.
- Cliquez sur OK.
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Un utilisateur doit disposer de l'autorisation appropriée pour réactiver un bon de réparation. Lorsque vous réactivez un BR annulé précédemment :
- L'icône annulé est retirée du Tableau blanc.
- Une note indiquant qui a fait le changement sera enregistrée.
- Le BR sera affiché dans les rapports s'il répond à d'autres critères pour le rapport.
- Les informations sur la vente ne seront PAS récupérées. Pour extraire les informations sur la vente, vous devez recréer l'ensemble du fichier EMS et importer le supplément.
- Si vous avez déjà créé des lignes hors-estimation, vous devez mettre ces lignes à jour manuellement avec les informations appropriées.
Pour réactiver un bon de réparation
- Cliquez sur le menu Comptabilité .
- L'onglet Comptabilité s'ouvre, avec l'ongletTransférer > Ventes sélectionné.
- Dans la liste, sélectionnez le BR annulé.
- Une fois le BR sélectionné, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Travaux réactivés.
- Cliquez sur OK.
Remarque : l'estimation doit être importée de nouveau pour calculer le total des ventes.
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Un utilisateur doit disposer de l'autorisation appropriée pour supprimer un bon de réparation.
Pour annuler un bon de réparation
- Cliquez sur le menu Comptabilité .
- L'onglet Comptabilité s'ouvre, avec l'ongletTransférer > Ventes sélectionné.
- Dans la liste, sélectionnez le BR à supprimer.
- Une fois le BR sélectionné, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Supprimer les travaux.
- Cliquez sur OK.
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Options de clic droit
Placez le curseur de la souris n’importe où sur la liste de Factures et cliquez avec le bouton droit pour faire apparaître les options suivantes.
Options de clic droit
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Transférer des factures.
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Après avoir sélectionné le(s) bon(s) de réparation, cliquez sur cette option pour transférer les ventes aux comptes clients.
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Créer des renseignements sur les travaux du client
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Avant l'envoie des paiements à la comptabilité, vous recevrez un message d'erreur si les renseignements sur les travaux n'ont pas été saisis. Sélectionnez cette option pour créer tous les travaux en comptabilité avant l'inscription des paiements.
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Activer l'indicateur de transfert
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Quand une vente est fermée mais ne sera pas transférée à la comptabilité, sélectionnez cette option pour l'effacer de la liste.
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Supprimer l'indicateur de transfert
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Si une vente est, par inadvertance, « Définie comme étant transférée, » sélectionnez cette option pour supprimer l'indicateur et renvoyer le bon de réparation à la liste.
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Annuler les travaux
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Sélectionnez cette option si vous devez annuler le bon de réparation. Le coût et le total des ventes sera supprimé.
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Réactiver des travaux
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Si un bon de réparation est annulé, cette option est activée. Ceci vous permet de réactiver le bon de réparation. La vente devra être importée de nouveau.
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Finaliser les travaux
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Sélectionner lorsque vous êtes prêt à fermer le bon de réparation. Vous pourrez sélectionner la date de « fermeture » lorsque la boîte de dialogue apparaîtra.
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Rouvrir les travaux
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Si un bon de réparation doit être rouvert afin de corriger le coût, sélectionnez cette option. Confirmez la date de fermeture originale et prenez-la en note pour refermer le bon de réparation plus tard. |
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Changer la date de fermeture
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Vous permet de modifier la date de fermeture d'un bon de réparation.
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Annotation de retour
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Vous permet d'entrer une annotation de retour de l'onglet Comptabilité > Ventes si la main-d’œuvre excède 100 %. L'annotation de retour s'inscrira dans l'onglet d'inscription de la main-d’œuvre accompagnée de date à laquelle elle a été inscrite.
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Enregistrer
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Permet d'enregistrer une facture, des travaux, ou toutes les ventes dans un format de fichier .CSV. Cette option n'est disponible que pour les utilisateurs de QuickBooks.
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Référence
L'onglet Ventes
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Colonnes
Remarque : pour voir les en-têtes de colonne abrégés, placez votre curseur sur l’en-tête pour afficher le nom ou la description complète du contenu de la colonne.
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BR
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Le numéro de bon de réparation.
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Nom de famille, prénom
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Nom du client.
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Année, marque, modèle
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Informations sur le véhicule.
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Payable par le client
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The montant payable par le client.
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Payable par la compagnie d'assurance
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The montant payable par la compagnie d'assurance.
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Total
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La somme des montants payables par le client et la compagnie d'assurance.
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Somme due
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The montant total à payer pour le BR. |
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Terminé
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Date à laquelle la réparation est terminée.
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Livré
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La date à laquelle le véhicule a été livré au client.
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État de la facture
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État actuel de la facture.
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% PB
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Le pourcentage de profit brut pour le bon de réparation.
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EP (État des pièces)
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Crédit dû, en rupture de stock, ou pièce due.
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N
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État de la sous-traitance
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Pièces
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Pièces Commandée ?
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P %
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Pièces Inscrites (%).
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Main-d'œuvre
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Main-d’œuvre assignée ?
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M %
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Main-d'œuvre assignée ?
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Estimateur
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Le nom de l'estimateur pour le bon de réparation.
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Compagnie d'assurance
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La compagnie d’assurance qui traite la réclamation
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Fermé
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Un O ou un N indique si le bon de réparation a été fermé.
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Boutons et champs
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Travaux
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Ouvert, Fermé ou Tous.
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Sélection de champ
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Choisir Tous, État, Fermé, Nom, Marque, Terminé, Livré, Estimateur ou Compagnie d'assurance. Selon votre sélection, des informations supplémentaires peuvent être requises. Par exemple, si vous choisissez Estimateur, le champ ayant s'affiche, avec une liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionner le nom d'un estimateur.
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Imprimer la liste des factures
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Sélectionnez cette option pour imprimer la liste filtrée selon vos critères actuels.
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Rechercher
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Cliquez pour ouvrir la boîte de dialogue Rechercher, à partir de laquelle vous pouvez entrer des critères spécifiques pour trouver un BR.
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Afficher la légende
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Cliquez ici pour afficher une liste et des explications sur les icônes et abréviations figurant sur l'onglet de Ventes.
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Appliquer le filtre
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Lorsque des modifications ont été apportées aux critères de filtrage, cliquez ici pour les activer.
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Verrouiller le filtre
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Cliquez sur enregistrer les critères de filtrage afin qu'ils restent définis la prochaine fois que vous accéderez à l'l'onglet Ventes.
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Finaliser les travaux
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Cliquez pour fermer un bon de réparation (voir ci-dessus).
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Annuler les travaux
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Cliquez pour annuler un bon de réparation
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Factures en surbrillance (partie inférieure de l'onglet)
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Date de facturation
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Sélectionnez Date de livraison, Date de fermeture, ou entrez une date dans le champs approprié.
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Classe
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Classe du bon de réparation en surbrillance.
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Ajouter/supprimer
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Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle Classe ; cliquez sur Supprimer pour supprimer une Classe existante.
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Transférer uniquement le résumé
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Sélectionner pour transférer uniquement le résumé au système de comptabilité.
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Transférer
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Cliquez pour compléter le transfert.
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Imprimer uniquement le résumé
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Cochez cette case pour imprimer uniquement un résumé de la facture.
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Imprimer la facture
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Cliquez pour imprimer la facture ou un résumé de la facture (si la case Résumé est cochée).
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Défini par défaut lorsqu'il n'y a pas d'assurance
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Si aucune assurance n'est inscrite, cochez cette case pour sélectionner les paramètres par défaut.
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Toujours utiliser les paramètres par défaut
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Cocher cette case pour toujours utiliser les paramètres par défaut.
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Factures cochées
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Total
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Le montant total à payer pour tous les BR sélectionnés. Cliquez sur le numéro du BR pour le sélectionner. Pour sélectionner plus d'un BR consécutifs, cliquez sur le premier BR, maintenez la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur le dernier BR de la séquence. Pour sélectionner plus d'un BR non consécutifs, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur le numéro de BR pour chaque ligne qui doit être incluse.
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Imprimer les inscriptions aux comptes clients
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Cliquer pour imprimer le rapport de pré ou post inscription pour les comptes clients.
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Rapports de pré et post inscription
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Sélectionnez pour inclure à la fois le rapport de pré et de post inscription.
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Système de comptabilité
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xxx
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Indique le système comptable actuellement utilisé avec RepairCenter. Par exemple, RRDMS signifierait Système de gestion de concession de Reynolds & Reynolds.
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Voir aussi
Inscrire à la Comptabilité
Fermer la période de paie pour le Traitement de la paie
Inscrire aux Comptes fournisseurs
Inscrire aux comptes fournisseurs
