Configuration des contacts

Utiliser l'onglet Contacts pour gérer les coordonnées des compagnies d'assurance, agents, clients, concessionnaires et entreprises de location de voitures qui cont en contact avec votre atelier. L'information reliée à ces personnes et à ces entreprises est disponible dans l'un des 5 onglets sous l'onglet Contacts :

  • Compagnie d'assurance
  • Agents
  • Clients
  • Concessionnaires
  • Véhicule de location

Pour accéder a ces onglets, cliquez sur Plus sur la barre d'outils, puis cliquez sur Liste des partenaires d’affaires.

Ajout, modification et suppression des contacts

À l'exception des Contacts clients, l'information sous chacun des autres onglets de contact – Agents, Concessionnaires, Assurance et Voitures de location - peut être modifiée ou consultée à l'aide des boutons associés à chacun des onglets : Supprimer, Nouveau et Aperçu avant impression. Lorsque de l'information est ajoutée ou modifiée, cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.

FerméPour ajouter les coordonnées d'un nouvel agent, concessionnaire, assureur ou Voiture de location

Remarque : Vous devez avoir les droits d'administrateur pour ajouter de nouveaux contacts.

  1. Cliquez sur Plus , puis sélectionnez Liste des partenaires d'affaires. L'onglet Contacts s'ouvre par défaut.
  2. Pour chaque onglet (à l'exception de Client), vous pouvez ajouter de nouveaux contacts si vous cliquez sur l'onglet approprié – Agents, Concessionnaires, Assurance ou Voitures de location –, puis cliquez sur Nouveau.
  3. Les champs de droite sont effacés, ce qui vous permet d'entrer les nouveaux nom, adresse et coordonnées.
  4. Rendez-vous sous chaque onglet sur la droite et entrez les informations appropriées. Les champs marqués d'un astérisque rouge (*) sont des champs obligatoires et ne peuvent pas être laissés vides.
  5. Lorsque tous les renseignements ont été entrés, cliquez sur Mise à jour.

FerméPour modifier les coordonnées existantes

  1. Cliquer sur Plus , puis sélectionner Liste des partenaires d'affaires. L'onglet Contacts s'ouvre par défaut.
  2. Sélectionnez l'onglet de contact approprié : Agents, Concessionnaires, Assurance ou Voitures de location.
  3. Surlignez le contact à modifier dans la liste, puis apportez les modifications désirées aux onglets Nom, Adresse et/ou Contact.
  4. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les renseignements.

FerméPour supprimer un contact existant

Remarque : Vous devez avoir les droits d'administrateur pour supprimer des contacts.

  1. Cliquer sur Plus , puis sélectionner Liste des partenaires d'affaires. L'onglet Contacts s'ouvre par défaut.
  2. Sélectionnez l'onglet approprié pour le contact à supprimer : Agents, Concessionnaires, Assurance ou Entreprises de location de voiture.
  3. Sélectionnez le contact dans la liste, puis cliquez sur Supprimer.
  4. Cliquez sur Oui pour confirmer.

Fusion d'assureurs ou d'agents en double (fusionner l'installation)

La fusion d'installations permet d'éliminer les entrées en double d'agents ou d'assureurs. Vous pouvez suivre les instructions suivantes pour fusionner des doublons d'assureurs ou d'agents.

FerméPour utiliser la fusion d'installations pour des assureurs ou des agents

  1. Cliquez sur Listes des partenaires d'affaires . L'onglet Contacts s'ouvre par défaut.
  1. Sélectionnez l'onglet Agents ou Assurance.
  2. À l'aide du bouton droit de la souris, cliquez n'importe où dans la liste de sociétés ou d'agents, puis sélectionnez Fusionner l'installation.
  3. Dans la boîte de dialogue Fusionner l'installation, si une société mère ou un agent existe déjà, sélectionnez-la ou le dans le coin supérieur droit.
  4. S'il s'agit d'un nouveau groupe, sélectionnez le nom que vous souhaitez désigner comme « société mère », puis cliquez sur La boîte de dialogue Dossiers disponibles apparaît, avec le nom du contact sélectionné déjà surligné. Cliquez sur Ajouter.
  5. Le nom du contact sélectionné apparaît maintenant dans le champ Société mère/Agent.
  6. Dans la gauche de la fenêtre, sélectionnez un ou des noms dans la liste pour les ajouter à la société mère ou à l'agent.  
  7. Cliquez sur pour déplacer le ou les contacts sélectionnés du côté droit de la fenêtre.
  8. Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur OK pour confirmer.
  9. Si un contact est ajouté à droite par erreur, sélectionnez-le et cliquez sur pour le déplacer de nouveau du côté gauche.  
  1. Cliquez sur Mettre à jour tous les dossiers de la base de données pour enregistrer les modifications.
  2. Un message apparaît pour dire que cette action a pour effet de finaliser tous les dossiers de la base de données et que les changements ne pourront être annulés. Cliquez sur OK.
  3. Répétez ces étapes au besoin ou cliquez sur pour fermer la fusion d'installations.

Coordonnées client

L'onglet Client est différent des autres. Les noms des clients sont ajoutés automatiquement à partir de l'information du BR dans le système. Cet onglet affiche de l'information en lecture seule.

Chaque fois qu'un nouveau BR est ajouté, s'il s'agit d'un nouveau client, le nom est ajouté à la liste. S'il s'agit d'un client récurrent, RepairCenter utilise l'information existante pour remplir les champs vides dans le nouveau BR. Vous devez confirmer si le client sur le nouveau BR est le même client que celui enregistré dans votre base de données.

FerméPour rechercher des clients existants

  1. Cliquez sur Listes des partenaires d'affaires . L'onglet Contacts s'ouvre par défaut.
  1. Sélectionnez Clients.
  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
  3. La liste de noms est classée par ordre alphabétique, de A à Z. Cliquez sur l'entête de la colonne, Clients, pour passer à l'ordre de Z à A.  
  4. À l'aide du bouton droit de la souris, cliquez n'importe où dans la liste de contacts, puis sélectionnez Trouver. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, entrez le nom que vous recherchez, en plus de n'importe quelle autre option pouvant préciser la recherche. Cliquez ensuite sur Trouver le suivant. Si le nom est dans la liste, il est surligné.

Cet onglet affiche de l'information en lecture seule. Pour modifier l'information du client, ouvrez le bon de réparation. Ensuite, sous l'onglet Admin. et véhicule, sélectionnez Client.

Configuration des assignations de travaux

Configurez une compagnie d’assurance pour les communications, de façon à ce qu’elle reçoive des mises à jour du statut Web de RepairCenter sur les assignations de travaux de réparation.

  1. Cliquez sur Plus, puis cliquez sur Liste des partenaires d'affaires. Listes des partenaires d'affaires s'ouvre dans l'onglet Assurance.
  2. Sous l'onglet Assurance, dans la liste Assureurs, cliquez sur un assureur.
  3. Dans la section Communications (sous l’onglet Nom à la droite de la liste Compagnies d’assurance), cliquez sur la case nommée Synchroniser le statut de réparation avec les assureurs pour les assignations de réparation.
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Remarque : Par défaut, la case Synchroniser le statut de réparation avec l’assureur pour les travaux d’assignation n’est pas cochée pour toutes les compagnies d’assurance de RepairCenter.

Référence

Option Utilisation

Chercher

Accéder rapidement à n'importe quel contact en inscrivant son nom ou seulement quelques lettres du nom. Les options de filtrage sont la Correspondance de cas ou Direction.

Supprimer

Supprimer les contacts. (Remarque : Non applicable à la liste de clients.)

Nouveau

Ajouter un nouveau contact. (Remarque : Non applicable à la liste de clients.)

Importer

Importer une liste de contacts à partir d'un autre rapport d'exportation créé dans RepairCenter ou tout autre fichier de format .csv. (Remarque : Non applicable à la liste de clients.)

Exporter

Exporter toute liste de contacts dans un fichier de format .csv pouvant ensuite être importé dans une autre compagnie RepairCenter (non applicable à la liste de clients).

Fusionner l’installation

Fusionner les installations dupliquées.
Nom Utilisation

Supprimer

Supprime le nom sélectionné.

Nouveau

Permet d'ajouter un nouveau nom de contact pour Agent, Concessionnaire, Assurance ou Voiture de location.

Aperçu avant impression

Affiche à l'écran une liste de contacts imprimable. Si vous souhaitez imprimer une copie, cliquez sur dans le coin supérieur gauche de la fenêtre d'aperçu.

Mise à jour

Lorsque des ajouts ou des modifications sont effectués, ce bouton apparaît avec une bordure rouge. Cliquez dessus pour enregistrer les modifications.

Nom

Selon l'onglet actif (Agents, Concessionnaires, Assurance et Voitures de location), l'information de ce sous-onglet peut inclure : le nom, le numéro de téléphone, l'adresse de courriel, le nom de l'entreprise et le numéro d'identification.

Adresse

Le sous-onglet inclut l'adresse, la ville, la province, le code postal et le pays.

Contact

(Non disponible dans l'onglet Agent.) Pour les onglets Concessionnaires, Assurance et Voiture de location, ce sous-onglet inclut le nom du contact, le courriel et toute note associée au contact.

Rubriques associées

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