Traiter les paiements

Utilisez l'onglet Paiements à partir d'un bon de réparation ouvert pour enregistrer et publier tous les paiements du bon de réparation. Vous pouvez également voir qui est responsable des frais du bon de réparation ainsi que les montants d'estimation actuelle et initiale.

Si vous détenez la licence du module de comptabilité, les paiements traités sous cet onglet peuvent être transférés dans votre système de comptabilité, à l'exception des interfaces ADP et Reynolds & Reynolds DMS.

Remarque : Vous devez posséder une licence pour le module de paiement afin d'accéder à l'onglet Paiements. Le module de paiement peut être acheté dans un forfait QuickStart et est inclus dans les forfaits Essentials, Proofessional et Premier.

L'onglet Paiements comprend quatre sous-onglets :

Enregistrer des paiements
Responsabilité
Totaux de l'estimation actuelle
Totaux de l'estimation initiale

Les sections Comment suivantes traitent des procédures associées au sous-onglet Enregistrer des paiements et mettent l'accent sur le traitement des paiements. Voir la section Référence ci-dessous pour obtenir des renseignements généraux sur les trois autres sous-onglets ci-dessus.

Comment

Référence

Onglet Enregistrer des paiements

L'onglet Enregistrer des paiements sous l'onglet Paiements vous permet d'enregistrer des paiements de bons de réparation ouverts ou fermés, de modifier des paiements existants et d'imprimer tous les paiements dans un rapport. Voir les sections Comment ci-dessus pour obtenir des instructions sur l'accomplissement de ces tâches.

Élément	Description
Champs
Qui fait ce paiement?	Indiquez qui effectue le paiement en sélectionnant Assureur ou Client.
Date	Date à laquelle le paiement est effectué (utiliser le calendrier).
Reçu par	Employé recevant le paiement.
Type	Type de paiement. Selon le type sélectionné, les champs associés apparaissent : Espèces : N° de réf. Chèque : N° ou date de TEF Carte de débit : Numéro de la carte, type et date d'expiration Carte de crédit : Numéro de la carte, type et date d'expiration. Bon de commande : N° ou date de TEF Échange : N° ou date de TEF
N° de réf.	S'affiche lorsque le type de paiement sélectionné est Espèces. Entrez un numéro de référence, le cas échéant.
N° ou date de TEF	S'affiche lorsqu'un type de paiement autre qu'espèces ou crédit (Chèque, etc.) est sélectionné. Entrez un numéro ou une date de TEF, le cas échéant.
Numéro de carte	S'affiche lorsque le type de paiement Crédit (carte de crédit ou carte de débit) est sélectionné. Entrez seulement les quatre derniers chiffres de la carte.
Type	S'affiche lorsque le type de paiement Crédit (carte de crédit ou carte de débit) est sélectionné. Sélectionnez le type de carte; il s'affichera dans la liste de paiements.
Expiration	S'affiche lorsque le type de paiement Crédit (carte de crédit ou carte de débit) est sélectionné. Sélectionnez la date d'expiration de la carte.
Total dû	En lecture seule. Total dû sur le BR.
Montant	Entrez le montant du paiement effectué. Dans le cas d'un remboursement, entrez un « - » (signe de moins) avant le montant.
Solde à payer	En lecture seule. Le solde encore dû sur le BR après déduction du paiement en cours.
Total général	En lecture seule. Total général dû sur le BR.
Franchise	En lecture seule. Rempli automatiquement à partir de l'information d'assurance du BR.
Envoyer ceci dans le compte-poubelle	Cochez cette case s’il y a un solde à recouvrir. Mis à zéro dans les comptes débiteurs. À titre informatif seulement; les données ne devraient pas être comptabilisées dans la comptabilité. Dans la liste de paiements de la partie inférieure de cet onglet, un crochet s'affiche à côté du montant dans la colonne Poubelle (D). Sous l'onglet Comptabilité > Ventes, un « D » s'affiche dans la colonne État de la facture. Remarque : N'utilisez pas cette fonction si vous disposez d'une interface comptable. Cette option devrait être utilisée seulement par les clients qui n'ont pas de logiciel de comptabilité.
Signaler cette tâche pour fonds non perçus	Cochez cette case s'il y a un solde à recouvrir. Un U apparaît sous l'onglet Comptabilité > Ventes, dans la colonne État de la facture.
Remarque	Entrez toute remarque liée au paiement.
Date de livraison	Sélectionner cette case seulement si le véhicule a été livré aujourd'hui. Si la date de livraison est une autre date que ce jour-là, entrez la date de livraison sous l'onglet Dates des travaux.
Montant chèque ass.	À titre informatif seulement. Utilisé pour documenter la réception d'un chèque d'assurance qui est retenu jusqu'à ce que les travaux soient terminés.
Emplacement chèque ass.	À titre informatif seulement. Si un chèque d'assurance a été reçu, entrez où il est conservé.
Boutons et filtres
Effacer les champs	Cliquez sur ce bouton pour effacer toutes les informations et commencer un nouveau paiement.
Poteau	Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les nouvelles informations de paiement dans le travail.
Aperçu avant impression	Affiche un rapport de paiements à l'écran, avec la ou les lignes de paiement surlignées. Vous pouvez envoyer ce rapport à l'imprimante.
Imprimer tous les paiements	Cochez cette case pour afficher toutes les lignes de paiement sur le rapport Paiements.
Trier par	Disponible si l'option Imprimer tous les paiements est sélectionnée. Utilisez pour sélectionner les critères de tri pour les paiements affichés dans le rapport (Date, Type, Reçu par ou Type de carte de crédit).
Liste de paiements
Champs généraux	Lorsqu'un paiement est enregistré, une ligne affichant les détails apparaît dans la liste sous les cases de paiement. Les entêtes de colonne sont explicites, à l'exception des trois colonnes suivantes.
R	Si un paiement a été créé et que l'option Envoyer dans le compte-poubelle a été sélectionnée, un crochet apparaît dans cette colonne. Aucuns fonds n'ont été prélevés auprès du client, et aucun paiement ne sera envoyé à la comptabilité. L'atelier a décidé de radier le montant. (Voir Envoyer ceci dans le compte-poubelle ci-dessus.)
W	Cette colonne indique à qui le paiement a été appliqué : un I indique que le paiement est imputé au montant dû par les assurances; un C indique que le paiement est imputé au montant dû par le client.
T	Cette colonne indique si le paiement a été transféré à la comptabilité. Si un paiement a été transféré vers la comptabilité, aucune modification ne sera permise. Un O indique que le paiement a été transféré. Un N indique que le paiement n'a pas été transféré à la comptabilité. (Voir votre comptable, au besoin.)