QuickBooks

Remarque : Si vous avez déjà sélectionné votre progiciel comptable, passez à l'étape 2.

1. Cliquez sur Plus , puis Configuration , puis sélectionnez l’onglet Comptabilité. L'onglet Général s'ouvre par défaut.
2. Dans le champ Sélectionner un progiciel comptable, sélectionnez QuickBooks.
3. Cliquez sur Mettre à jour.
4. RepairCenter doit être redémarré pour appliquer la modification. Cliquez sur l’onglet Comptabilité pour déclencher le message de redémarrage. Cliquez sur Oui. RepairCenter redémarre et QuickBooks est configuré en tant que progiciel comptable.

1. Cliquez sur Plus , puis sur Configuration . Cliquez sur l'onglet Comptabilité, puis sélectionnez le sous-onglet QuickBooks.
2. Dans le champ Version, confirmez l'exactitude de la version affichée. Si ce n'est pas la bonne version, sélectionnez la version requise dans la liste de flèche déroulante. (Si votre version est plus récente que celles répertoriées, sélectionnez la dernière version affichée.)
3. Fichier de la base de données de l'entreprise : si ce champ ne contient aucune donnée, cliquez sur modifier, puis accédez au répertoire qui contient le fichier de la base de données. Mettez le fichier en surbrillance, puis cliquez sur Ouvrir.
4. Pour tester la connexion entre RepairCenter et QuickBooks, cliquez sur Tester la connexion. Cliquez sur OK lorsque le test est terminé.
5. Sélectionnez une ou l'autre des options suivantes, selon ce qui convient a votre atelier :

• Passez la question contextuelle concernant les écritures de journal de QuickBooks. Cette option empêche l'ouverture automatique d'une boîte de dialogue de questions concernant les écritures de journal de QuickBooks.
• Envoyer les comptes fournisseurs impayés et les écritures de journal. Lors de la fermeture d'un bon de réparation, si toutes les factures et les paiements n'ont pas été transférés à QuickBooks, cette option enverra automatiquement tous les comptes fournisseurs impayés et les écritures de journal. Si cette option n'est pas sélectionnée et qu'il y a des éléments impayés, ils devront être transférés manuellement.
• Inclure le nom du représentant lors de l'envoi des informations sur le compte. En sélectionnant cette option, le nom du représentant sera inclus lorsque vous enverrez des informations sur le compte à QuickBooks.
• Transférer uniquement des informations sommaires sur le facture. Choisissez cette option pour transférer uniquement des informations sommaires sur la facture à QuickBooks. Si cette option n'est pas sélectionnée, entrez les détails pour chaque ligne de réparation transférée à QuickBooks.
• Informations sur la minuterie pour le traitement de la paie : Cette fonctionnalité ne est plus offerte.

6. Cliquez sur Mettre à jour.
7. Sous l’onglet Comptabilité, cliquez sur le sous-onglet Général.
8. À la question « Voulez-vous accéder à RepairCenter maintenant ? cliquez sur Non.
9. Sélectionnez certaines ou toutes les cases à cocher dans Options de facturation, en fonction de vos besoins.

• Afficher les lignes de supplément sur les factures. Si cette case n'est pas cochée, les lignes de supplément ne s'afficheront pas sur les factures.
• Ne pas archiver les comptes clients impayés. Si certains paiements n'ont pas encore été reçus, vous pouvez sélectionner cette option pour éviter qu'ils ne soient archivés automatiquement.
• Ne pas afficher les lignes supprimées dans les factures. Cochez cette case pour masquer les lignes supprimées dans les factures.
• Afficher les dates d'arrivée et de sortie dans les factures. Sélectionner cette case à cocher pour afficher les dates d'entrée et de sortie sur la facture du client.
• Activer le verrouillage en comptabilité. Sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser la fonction Verrouillage en comptabilité dans l'onglet Travaux en cours.

10. Configurer Types de paiements et Types de cartes de crédit, comme décrit ci-dessous.
11. Cliquez sur Mettre à jour.

Configurez et faites la mise à jour des types de paiements et de cartes de crédit que votre atelier accepte.

Remarque : Ces instructions s'appliquent autant aux types de paiements qu'aux types de cartes de crédit.

• Cliquez sur Ajouter pour ajouter un nouveau type de paiement ou de carte de crédit. Saisir le nom du nouveau type, puis cliquer sur OK. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
• Pour Modifier un type existant, mettez la ligne en surbrillance, puis cliquez sur Modifier. Faites les changements et cliquez sur OK. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
• Pour supprimer un type, mettez la ligne en surbrillance, puis cliquez sur Supprimer. Cliquez sur Oui pour confirmer. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
• Pour Importer un fichier .csv existant pour des types de paiements ou de cartes de crédit, cliquez sur Importer, naviguez jusqu'à l'emplacement du fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
• Pour Exporter votre liste de types de paiements ou de cartes de crédit dans un fichier .csv, cliquez sur Exporter, naviguez jusqu'à l'emplacement désiré, modifiez ou entrez le nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les utilisateurs de Quick Books devraient configurer uniquement les types de paiements et supprimer tous les types de cartes de crédit. Dans QuickBooks, dans Fonds non-déposés ou Faire les dépôts, si Carte de crédit constitue le Type de paiement et que les Types de cartes de crédit acceptées sont configurés séparément, vous verrez uniquement Carte de crédit dans la fenêtre de dépôts lorsque vous ferez les dépôts dans QuickBooks. Vous devez voir le Type de carte de crédit dans l'onglet lorsque vous effectuez des dépôts en lots. Voici la liste des Types de paiement recommandés pour les utilisateurs de QuickBooks. La même liste devra être créé dans QuickBooks sous Listes> Listes de Profils Clients & Fournisseurs> Liste de méthodes de paiement. Cette liste doit être tout à fait identique.

• American Express

• Comptant

• Chèque

• Carte de débit

• Discover

• TEF – XYZ – Ajouter un type de paiement TEF-XYZ pour chaque compagnie d'assurance qui paie par TEF. Exemple : TEF – Progressive ou TEF – State Farm.

• MasterCard

• Bon de commande – Aucun montant ne sera entré. Ceci assurera simplement le suivi du numéro du BC pour référence future. Ce type de paiement ne devrait pas être transféré à la comptabilité, mais l'option Définir l'annotation de transfert servira à effacer ces éléments de l'onglet.

• Remboursement – Le chèque de remboursement réel sera traitée dans QuickBooks. Ce type de paiement ne devrait pas être transféré à la comptabilité, mais l'option Définir l'annotation de transfert servira à effacer ces éléments de l'onglet.

• Redressement des ventes – Une facture ou une note de crédit doit être traitée dans QuickBooks pour effacer les soldes des comptes clients. Ce type de paiement ne devrait pas être transféré à la comptabilité, mais l'option Définir l'annotation de transfert servira à effacer ces éléments de l'onglet.

• Échange – Une facture ou une note de crédit doit être traitée dans QuickBooks pour effacer les soldes des comptes clients. Ce type de paiement ne devrait pas être transféré à la comptabilité, mais l'option Définir l'annotation de transfert servira à effacer ces éléments de l'onglet.

• Visa

• Radiation

Configurez vos centres de profit et votre plan comptable.

Si vous ne l'avez pas déjà fait, procédez maintenant à la Configuration des centres de profits pour configurer votre interface. Pour les utilisateurs de QuickBooks il est impératif que le champ Élément/serv. dans RepairCenter Plus> Configuration> Comptabilité >Centres de profit soit en tout point identique au champ Liste > Élément/serv > Nom dans QuickBooks.

Remarque : Si vous avez des problèmes concernant l'inscription dans QuickBooks, communiquez avec le centre de soutien d'Intuit au : http://quickbooks.intuit.com/produit/formation/quickbooks-formation-solutions.jsp