Configuration des centres de profit

La configuration des centres de profit est obligatoire pour tous les modules de RepairCenter achetés. Tout dépend de l’onglet centre de profit comptabilité. Il doit être configuré avant que toute autre configuration puisse être effectuée.

La comptabilité doit être le premier élément de configuration, puisque la gestion de l’ensemble de la main d’œuvre, des pièces, des fournitures, des impôts, etc, est lié à l’onglet Centre de profit. C’est également le cas même si vous choisissez de ne pas avoir d’interface avec un logiciel de comptabilité. Tous les comptes sont en lecture seule jusqu’à ce que chacun d’entre eux soit activé.

Vous devez identifier quels centres de profit seront utilisés par votre atelier et indiquer l’état imposable de chaque centre de profit. Une configuration supplémentaire sera nécessaire si vous disposez d’une licence pour un module de comptabilité. Le module Comptabilité standard est compris dans les forfaits Essentials, Professional, et Premiere. Le module Comptabilité Premium est un module complémentaire à tout forfait.

La configuration des comptes de centres de profit est également requise si vous avez un système de gestion de concessionnaires (DMS). Voir Interfaces de comptabilité pour une liste des Interfaces de comptabilité disponibles.

Avant d'utiliser tout logiciel RepairCenter acheté, vous devez terminer la configuration des centres de profit.

Dans cette rubrique :

Interfaces de comptabilité
Configuration minimale sans interface de comptabilité
Plan comptable
Configuration de vos centres de profit
Modification des centres de profit
Options de clic droit
Onglet Centres de profit – Description des champs

Interfaces de comptabilité

Important : Avant de procéder à la configuration de votre plan comptable (voir ci-dessous), ouvrez la rubrique Comptabilité – Général pour apprendre comment spécifier et configurer votre interface de comptabilité.

RepairCenter Standard et RepairCenter Premium interagissent avec les logiciels comptables suivants :

QuickBooks (Standard et Premium)
Sage BusinessWorks (Standard et Premium)

Sage MAS 90 et 200 (Premium)
Microsoft Dynamics GP (anciennement Great Plains) (Premium)
ADP DMS (Premium)
Reynolds & Reynolds DMS (Premium)
Simply Accounting (Premium) (uniquement pour les clients canadiens)

Configuration minimale sans interface de comptabilité

La liste des centres de profit est également qualifié de Plan comptable aux fins de comptabilité. Si vous n’interagissez pas avec un système de comptabilité, la configuration minimale pour les centres de profit est d’activer ou de désactiver les centres de profit que vous utiliserez, de configurer les centres de profit obligatoires tels qu’indiqués dans le tableau ci-dessous et d’indiquer quels centres de profit sont imposables. Toutes les autres données de l'onglet peuvent être ignorées si vous ne transférez pas les données vers un système comptable.

Pour activer ou désactiver les services et configurer les impôts

Plan comptable

(Voir Comptes financiers de base pour obtenir une explication complète des revenus, du CMV et des comptes d'inventaire. Voir Dénomination et numérotation de comptes pour en savoir plus sur la dénomination et la numérotation de vos comptes.)

Il est essentiel que le Plan comptable soit cohérent dans RepairCenter et votre logiciel de comptabilité. S'ils ne correspondent pas, des erreurs et des incohérences se produiront pendant le transfert des transactions de comptabilité.

Si votre comptable vous demande d’utiliser un ensemble spécifique de comptes ou de numéros de compte, veuillez obtenir une liste complète de votre comptable avant de poursuivre cette procédure de configuration.

RepairCenter comprend un plan comptable par défaut qui a été utilisé et éprouvé avec succès dans de nombreux ateliers, ou vous pouvez choisir d'utiliser votre propre plan comptable. Cliquez sur Plus , Configuration , puis sélectionnez Comptabilité et Centres de profit. Le plan comptable par défaut s'affiche.

Le tableau suivant contient le plan comptable par défaut et comprend les éléments qui doivent être associés à votre plan comptable de l’atelier (indiqué comme Req).

Plan comptable par défaut

Remarque : Il est très important que l'orthographe et la mise en forme des comptes correspondent à celui de votre système comptable. Définissez les centres de profit appropriés et configurez en conséquence (impôts, activations, remises, majorations, matériaux, déchets dangereux) et activez les comptes. La surbrillance des éléments dans le tableau ci-dessous ne doit PAS être modifiée. Les noms doivent rester tels qu'ils sont présentés ci-dessous.

Élément	Req	Élément	Req	Élément	Req
Peinture	Oui	Pièces	Oui	Pnt/Mat	Oui
Carrosserie	Oui	Pièces nouvelles	Oui	Carr./Fourn.	Oui
Châssis	Oui	Pièces d’occasion	Oui	Remorquage	Oui
Mech	Oui	Pièces AM	Oui	Haz	Oui
Vitre	Oui	Pièces Vitre	Oui	Magasin	Oui
Struct	Oui	Sous-traitance	Oui	*Remises	Oui
Diag	Oui	Pièces Recored	Oui	*Marges	Oui
Élect	Oui	Pièces Remises en état	Oui	Serv 3
Utilisateur 1	Oui	Pièces partielles	Oui	Serv 4
Utilisateur 2	Oui	Pièces autres	Oui	Serv 5
Utilisateur 3 (Alum)	Oui	Divers	Oui	Serv 6
Utilisateur 4 (Fibre de carbone)	Oui	Dommages antérieurs	Non	Serv 7
Défini par l’utilisateur	Non	Antérieurs non en rapport	Non	Serv 8
Autre	Oui	Apparaître Autoriser	Non	Serv 9
Détail	Oui	Pièces Existantes	Oui	Serv 0
Main-d’œuvre 1		*Déchets Dangereux	Oui	Élimination des pneus
Main-d'œuvre 2		*Pnt Mat Tx
Main-d’œuvre 3		*Pnt Mat NTx
Main-d’œuvre 4		*Carr. Sup Tx
Main-d’œuvre 5		*Carr. Sup NTx
Main-d'œuvre 6		Coûts suppl totaux
Main-d'œuvre 7		Pièces 7
Main-d’œuvre 8		Pièces 8
Main-d’œuvre 9		Pièces 9
Main-d’œuvre 0		Pièces 0

Chaque compte doit également se rapporter un à l’autre. En d'autres termes, un compte de revenu doit être associé au compte relié du coût des marchandises (ainsi que le compte d'inventaire relié s'il est pris en charge par des logiciels de comptabilité spécifiques).

Les comptes non obligatoires dans le tableau sont utiles lorsque vous voulez suivre un centre de profits spécifique. RepairCenter associe la pièce ou la main-d'œuvre au compte approprié lorsqu'il transfère les transactions comptables dans votre système comptable.

Exemple :

Si vous configurez une pièce, une sélection de sous-traitance sera disponible. Si vous devez transférer un type de pièce à la comptabilité en tant que sous-traitance, cochez la case Sous-traitance.

Si vous activez les comptes de ventes de services (Serv 1, Serv 2, etc.), une option Ajustements par défaut est disponible. Sélectionnez Aucun, Escompte ou Majoration comme valeur par défaut pour ce compte.

Lorsque vous configurez les nouveaux comptes, assurez-vous de cocher la case Activer ce compte et/ou la case Taxable, le cas échéant.

Configuration de vos centres de profit

L'onglet Centres de profit contient les comptes GL pour l'interface de comptabilité Vous pouvez configurer vos comptes de plusieurs manières :

Utiliser les comptes par défaut compris dans RepairCenter. Les modifier afin de répondre à vos besoins de comptabilité et de votre atelier.
Si vous appartenez à un groupe d’ateliers, les comptes RepairCenter configurés sur un poste de travail peuvent être transférés aux autres postes de travail. D’abord, enregistrer le Plan comptable dans un fichier .CSV, puis importez-le sur chacun des autres postes de travail. Les informations importées à partir d'un fichier .CSV remplacent toutes les informations existantes dans la liste de centres de profits de RepairCenter.

Remarque : Que vous ayez choisi d'intégrer un logiciel comptable ou non, la configuration minimale est obligatoire.

Pour enregistrer votre plan comptable dans un fichier .CSV

Pour importer un plan comptable à partir d'un fichier .CSV

Remarque : Les informations importées à partir d'un fichier .CSV remplacent toutes les informations existantes dans la liste de centres de profits.

Cliquez sur Plus , puis sur Configuration . Sélectionnez l'onglet Comptabilité, puis l'onglet Centres de profit.
Cliquez avec le bouton de droite et sélectionnez Importer depuis *.CSV.
La boîte de dialogue Sélectionner le fichier de plan comptable apparaît.

Naviguez jusqu'à l'emplacement du fichier .CSV que vous avez créé, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Les informations de compte s'affichent dans la liste des comptes.
Vous devez toucher chaque numéro de compte avant de terminer le processus d'importation. Le moyen le plus simple est d'utiliser l'option Activer ce compte?.
En commençant dans le haut de la liste, cliquez sur la première ligne.
Cochez soit la case Activer soit la case Désactiver, selon vos besoins, pour la ligne surlignée.
Cliquez sur Mettre à jour.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque compte de la liste, selon les besoins.

Modification des centres de profit

Sous l'onglet Configuration des centres de profit, tous les comptes sont répertoriés par numéro. Pour voir les comptes dans un autre ordre, il suffit de cliquer sur l'entête de la colonne afin de trier en fonction de ce critère.

Pour modifier un centre de profit

Cliquez sur Plus , puis sur Configuration . Sélectionnez l'onglet Comptabilité, puis l'onglet Centres de profit.
Surlignez une ligne de compte en cliquant dessus. Tous les détails pour ce compte s’affichent dans la partie inférieure de l’onglet.

Les champs disponibles dépendent de votre interface comptable (indiqué au bas de l’onglet) et le compte sélectionné. Il y aura des options ou des exigences différentes pour différents types de comptes.

Si un champ est grisé, il n'est pas disponible.
Si la case Activer ce compte? n'est pas cochée, le compte est inactif. Cette case doit être cochée pour tous les comptes que vous souhaitez utiliser. (Voir les comptes obligatoires dans le tableau ci-dessus.)
Cliquez sur pour ouvrir une liste du plan comptable à partir d'une interface de comptabilité. Remarque : Toutes les interfaces proposent cette option. Voir les instructions propres à votre interface.
Vous pouvez aussi simplement taper les informations dans un champ disponible.

Lorsque les informations du compte sont entrées, cliquez sur Mettre à jour.

Les modifications se reflètent dans le compte sélectionné dans la liste.

Options de clic droit

Placez le curseur de la souris n'importe où dans la liste des centres de profit et cliquez avec le bouton de droite pour faire apparaître les options suivantes.

Options de clic droit

Activé ? Taxables ? Élément de paie ?	Un crochet à côté de l'une de ces trois options reflète le crochet qui apparaît dans les colonnes respectives pour la ligne surlignée.
Enregister dans *.CSV	Vous permet d’enregistrer la liste dans un fichier .CSV pour l’utiliser avec d’autres applications.
Importer de *.CSV	Vous permet d’importer les informations de compte à partir d’un fichier .CSV pour remplir votre Plan comptable.
Enregistrer dans fichier .IIF	Permet aux utilisateurs de Quickbooks d’enregistrer la liste dans un fichier .IIF pour l’utiliser avec Quickbooks
Réinitialiser TOUS les comptes aux valeurs par défaut	Efface toutes les modifications et réinitialise tous les comptes à ceux du plan comptable par défaut compris dans RepairCenter.
Réinitialiser les comptes INV aux valeurs par défaut	Sélectionnez cette option pour réinitialiser seulement les comptes INV aux valeurs de la première installation de RepairCenter.
Ajouter .01 à tous les numéros de compte Ajouter .001 à tous les numéros de compte	Vous pouvez choisir d'ajouter .01 ou .001 à tous les numéros de compte dans le cadre de votre plan de numérotation.
Retirer le .0XX de tous les numéros de compte	Sélectionnez cette option pour supprimer tout ce qui se trouve à droite de la virgule.

Référence

L'onglet Configuration des centres de profit

(Remarque : Certaines options dépendent de l'interface et peuvent ne pas être disponibles sur votre écran.)
Aperçu avant impression	Cliquez pour afficher un aperçu du plan comptable de votre atelier. Vous pouvez envoyer l’aperçu à votre imprimante pour obtenir une copie papier en cliquant sur dans le coin supérieur gauche de la fenêtre d’aperçu.
Envoyer les comptes	Pour les utilisateurs de Quickbooks : Si vous ne disposez pas d'un plan comptable configuré dans votre système comptable, cliquez sur Envoyer les comptes pour envoyer tous les comptes activés de cette liste RepairCenter. Les comptes qui seront envoyés comprennent : Revenu, Coûts, Créditeurs, Débiteurs et Taxe de vente.
Activer comptes d’inventaire	Au lieu d'envoyer votre coût des marchandises vendues (CMV) au moment où une facture de compte créditeur est transférée à la comptabilité, le montant est placé dans un compte Travaux en cours. Lorsque le BR est fermé, le compte Travaux en cours est crédité, et le compte CMV est débité. Remarque : cette option n’est pas disponible pour BusinessWorks. Une fois par mois, les utilisateurs de BusinessWorks entrent une écriture de journal de renversement pour les coûts des travaux en cours. Nous recommandons que tous les clients créent l’écriture du journal de renversement à la fin de mois au lieu d’utiliser le processus de compte d’inventaire.
Facturez-vous la taxe de vente ?	Obligatoire. Cette case doit être cochée si vous facturez une taxe de vente sur de quelque élément que ce soit.
Élément/serv	L'élément ou service auquel un compte est connecté. Remarque : ne pas modifier les comptes standard/obligatoires, tels que surlignés dans le tableau du Plan comptable ci-dessus. Pour les utilisateurs de Quickbooks, ces noms doivent correspondre exactement aux noms de la liste d'éléments de Quickbooks.
Numéro	Numéro de compte du grand livre.
Nom du compte	Nom du compte du grand livre.
Type	Type de compte. Tous les comptes auront un type de compte REV (Revenu), à l’exception des comptes Créditeurs, Débiteurs et Taxe de vente.
Nom de compte CMV	Nom du compte Coût des marchandises vendues
Nom de compte INV	Nom du compte Inventaire.
Type d’élément	Type d’élément.
P	S’agit-il d’un Virement de salaire ?
T	Est-ce Imposable ? (Très important.)
E	Ce compte est-il activé ?
S	S’agit-il d’un compte de sous-traitance ?
CIECA	Ce sont des codes CIECA standard du système d’estimation. La norme CIECA de définition des interfaces qui s’applique à ce compte est automatiquement inscrite dans cette colonne. C’est ce code qui va d’abord déterminer où les dollars vont correspondre pendant l’interface entre l’estimation et RepairCenter.

Voir aussi

Comptabilité

Paramètres généraux

Comptes financiers de base

Dénomination et numérotation de comptes

Interfaces de comptabilité

QuickBooks

Sage BusinessWorks

Rapports comptables