CDK Dealer Management ServicesCDK Global® Dealer Management System®

RepairCenter se connecte aux fonctions de comptabilité dans le système de gestion pour concessionnaire CDK Global Dealer Services® (DMS). Avec cette interface, le bon de réparation (BR) n’existe que dans RepairCenter. Aucun bon de réparation CDK n’est créé. Tout le travail est fait dans RepairCenter. Une fois le travail terminé, vous pouvez transférer les données dans CDK. Puisque le flux de travail de RepairCenter est généralement non modifié, cette section ne traitera que les domaines qui sont uniques à l’interface CDK.

Une fois la réparation terminée et le bon de réparation vérifié, les données peuvent être transférées à CDK.

Le transfert de données comprend :

  • Informations du client (vous pouvez en créer un nouveau ou utiliser un client existant)

  • Renseignements sur le véhicule (mettra à jour le véhicule si le propriétaire change)
  • Historique de service (informations du BR lié au véhicule)
  • Mises à jour du journal général (y compris la paie des techniciens!)

Le numéro de bon de réparation généré dans RepairCenter est référencé dans CDK :

  • L’historique de service annexe un M avant le numéro (par exemple, M12345).

  • Le journal général fait référence au numéro exact du bon de réparation.

Remarque : Au cours du processus de réparation, un bon de réparation CDK n’existe pas. Si un bon de commande (BC) en sous-traitance est exigé dans CDK, le bon de commande est créé à l’aide d’un BC DIVERS avec une référence au numéro de commande de réparation de RepairCenter. Les bons de commande utilisent le processus de bons de commande de pièces.

Configurer CDK avec RepairCenter

Avant d’amorcer le processus de configuration, CDK doit procéder à une installation qui permet à Mitchell d’avoir accès à votre système CDK. Un représentant de concessionnaire autorisé peut demander une installation en remplissant une autorisation eStore. Votre représentant commercial Mitchell vous fournira un document d’instructions pour remplir l’autorisation eStore.

Vous aurez également besoin :

  • Le concessionnaire doit créer un ID de caissier à l’aide de la fonction UUP. L’ID de caissier doit être « mitchell ». Aucun droit d’accès ou mot de passe n’est nécessaire.

  • L’ID de concessionnaire (fourni à Mitchell lorsque CDK termine l’installation).
  • L'identifiant par défaut de l'entreprise (numéro de l'atelier).
  • Le nombre de techniciens par défaut. (Assurez-vous que les numéros des employés dans RepairCenter correspondent à ceux dans CDK.)
  1. Cliquez sur Plus , puis sur Configuration , puis sélectionnez l'onglet Comptabilité. L'onglet Général s'ouvre par défaut.
  2. Dans le champ Sélectionnez le logiciel de comptabilité, sélectionnez CDK DMS.
  3. Cliquez sur Mettre à jour.
  4. RepairCenter doit être redémarré pour appliquer la modification. Cliquez sur l’onglet Comptabilité pour déclencher le message de redémarrage. Cliquez sur Oui. RepairCenter redémarre avec DMS CDK configurés en tant que votre progiciel comptable.
  1. Cliquez sur Plus , puis sur Configuration . Par défaut, l'onglet Configuration de l'atelier est sélectionné, avec l'onglet Information sur l'atelier affiché.
  2. Cliquez sur l'onglet Comptabilité, puis sélectionnez le sous-onglet DMS CDK.
  3. Entrez les renseignements que vous avez rassemblés avant de commencer ce processus (comme indiqués ci-dessus). Remarque : Certains champs peuvent se remplir automatiquement. Si tel est le cas, comparez les renseignements dans les champs avec les renseigements qui vous ont été donnés par votre administrateur CDK.
  4. Si votre atelier a été configuré pour plusieurs compagnies CDK, cliquez sur Ajouter.
  5. Une ligne vide apparaît avec le curseur positionné dans la colonne Ouverture de session. Inscrivez vos identifiants de compte CDK.
  6. Faites un clic droit dans les colonnes Co ID et/ou Desc pour saisir des informations.
  7. Répétez l'opération pour chaque atelier à ajouter.

    Remarque : Il y a des frais d’abonnement mensuels Mitchell pour l’atelier, et ce, pour chaque atelier configuré.

  1. Cliquez sur Mettre à jour.
  2. Sous l’onglet Comptabilité, cliquez sur le sous-onglet Général.
  3. Sélectionnez certaines ou toutes les cases à cocher dans Options de facturation, en fonction de vos besoins.
  • Afficher les lignes de supplément sur les factures. Si cette case n'est pas cochée, les lignes de supplément ne s'afficheront pas sur les factures.
  • Ne pas archiver les comptes clients impayés. Si certains paiements n'ont pas encore été reçus, vous pouvez sélectionner cette option pour éviter qu'ils ne soient archivés automatiquement.
  • Ne pas afficher les lignes supprimées dans les factures. Cochez cette case pour masquer les lignes supprimées dans les factures.
  1. Configurez Types de paiements et de cartes de crédit, comme décrit ci-dessous.
  2. Cliquez sur Mettre à jour.

Configurez vos centres de profit et votre plan comptable (PC). Un spécialiste de la configuration vous guidera lors de la configuration de vos centres de profit à lier à votre COA CDK.

Paramètres supplémentaires

Configurez vos centres de profit et votre plan comptable (PC). Voir Configuration du centre de profit CDK pour les éléments spécifiques à CDK. Voir aussi Configuration du centre de profit pour les informations générales concernant la configuration du centre de profit. Les paiements traités dans RepairCenter ne se transféreront pas dans CDK.

Remarque: les instructions ci-dessous sont valables également pour les types de paiements et de cartes de crédit.

  1. Cliquez sur Ajouter pour ajouter un nouveau type de paiement ou de carte de crédit. Saisissez le nom du nouveau type, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
  2. Pour Modifier un type existant, mettez la ligne en surbrillance, puis cliquez sur Modifier. Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
  3. Pour Supprimer un type , mettez la ligne en surbrillance, puis cliquez sur Supprimer. Cliquez sur Oui pour confirmer. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
  4. Pour Importer un fichier .csv existant pour des types de paiements ou de cartes de crédit, cliquez sur Importer, naviguez jusqu'à l'emplacement du fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
  5. Pour Exporter votre liste de types de paiements ou de cartes de crédit dans un fichier .csv, cliquez sur Exporter, naviguez jusqu'à l'emplacement désiré, modifiez ou entrez le nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Il est recommandé de configurer RepairCenter pour générer vos numéros de compte en ordre (voir Prochain numéro de bon de réparation). L’option d’utiliser les numéros de bon de réparation DMS n’a un impact que sur la façon dont le bon de réparation s’affiche sur le tableau principal une fois le travail transféré dans CDK.

Si Pour DMS, utiliser le numéro de bon de réparation DMS seulement est sélectionné, le bon de réparation sélectionné s’affiche sur le tableau principal avec un M précédant le bon de réparation une fois l’historique de service créé dans CDK.

Par exemple : Le numéro de bon de réparation 12345 devient M12345 après qu’il a été transféré.

Si cette option est Non, le même bon de réparation s’affiche au tableau principal comme 12345/M12345 une fois le travail transféré dans CDK.

Il est recommandé de sélectionner Pour DMS, utilisez le numéro de BR DMS seulement :

  1. Cliquez sur Configuration.
  2. À l'onglet Configuration de l’atelier, cliquez sur l'onglet Général.
  3. À la section Prochain numéro de bon de réparation, sélectionnez Pour DMS, utilisez uniquement le numéro de BR DMS.

Si vous ne l'avez pas déjà fait (voir Étape 3 - Comptes ci-dessus), procédez maintenant à la Configuration des comptes pour configurer votre Plan comptable.

Journaux CDK

RepairCenter se connecte aux fonctions de comptabilité dans le système de gestion pour concessionnaire CDK Global Dealer Services® (DMS). Avec cette interface, le bon de réparation (BR) n’existe que dans RepairCenter. Aucun bon de réparation CDK n’est créé. Tout le travail est fait dans RepairCenter. Une fois le travail terminé, vous pouvez transférer les données dans CDK. Puisque le flux de travail de RepairCenter est généralement non modifié, cette section ne traitera que les domaines qui sont uniques à l’interface CDK.

Une fois la réparation terminée et le bon de réparation vérifié, les données peuvent être transférées à CDK.

Le transfert de données comprend :

  • Informations du client (vous pouvez en créer un nouveau ou utiliser un client existant)
  • Renseignements sur le véhicule (mettra à jour le véhicule si le propriétaire change)
  • Historique de service (informations du BR lié au véhicule)
  • Mises à jour du journal général (y compris la paie des techniciens!)

Le numéro de bon de réparation généré dans RepairCenter est référencé dans CDK :

  • L’historique de service annexe un M avant le numéro (par exemple, M12345).
  • Le journal général fait référence au numéro exact du bon de réparation.

Remarque : Au cours du processus de réparation, un bon de réparation CDK n’existe pas. Si un bon de commande (BC) en sous-traitance est exigé dans CDK, le bon de commande est créé à l’aide d’un BC DIVERS avec une référence au numéro de commande de réparation de RepairCenter. Les bons de commande utilisent le processus de bons de commande de pièces.

Lorsque vous êtes prêt à fermer le bon de réparation, la vente doit être transférée à CDK.

  1. Cliquez sur l’onglet Ventes comptables.
  2. Sélectionnez le travail souhaité.
  3. Cliquez sur Transfert.

    Remarque : Vous pouvez seulement utiliser la fonction de transfert si celui-ci n’a pas déjà été effectué. Un message d’erreur s’affiche si vous cliquez sur Transférer pour un bon de réparation qui est déjà lié à CDK.

  4. Les prévérifications sont terminées avant la vérification DMS. Suivez les invites au besoin. Cliquez sur Envoyer au DMS lorsque l’invite Vérification DMS et envoyer s’affiche.

    Astuce : Si le client est introuvable, sélectionnez Rechercher encore, inscrivez le nom de famille du client et cliquez sur Recherche. Une fois le client trouvé, sélectionnez Utiliser le client suivant à partir du DMS.

    Remarque : Les différences des coordonnées entre CDK et RepairCenter ne sont pas mises à jour lorsque les entrées du journal sont transférées.

  5. Publiez le grand livre général. Plusieurs fenêtres de messages s’affichent. Une fois le transfert terminé, la dernière fenêtre de message se ferme et la lettre T s’affiche sur la page Ventes comptables dans la colonne Facture. Vous pouvez maintenant fermer le bon de réparation.

Référence - Exceptions de publication CDK

Les systèmes d’estimation arrondissent le calcul des ventes de main-d’œuvre différemment que la façon dont RepairCenter consomme les données. Dans certains cas, il peut y avoir une différence de 0,01 à 0,03 entre RepairCenter et le système d’estimation. Lorsqu’il y a une différence, vous aurez l’opportunité de mettre la vente à jour avant de publier dans le journal CDK.

Si le bon de réparation est déséquilibré (habituellement d’un cent), la fenêtre Entrée du journal CDK s’affiche et vous pouvez faire les corrections nécessaires.

  1. Sélectionnez le MntPublié de n’importe quelle colonne de main-d’œuvre Élément/Service qui a besoin de corrections.
  2. Augmentez ou baissez le numéro au besoin. (Par exemple : Si le champ PiècesExistantes affiche -2 697.20, saisissez 2 697,20 pour faire passer le négatif au positif.)
  3. Vérifiez la différence dans le journal des ventes et assurez-vous qu’elle soit à zéro. Cliquez sur Continuer pour publier.

    Remarque : Vous ne pouvez pas modifier les montants des taxes de vente ou les comptes clients.

Voir aussi

Comptabilité – Général

Configuration des comptes

Dénomination et numérotation de comptes

Interfaces de comptabilité