Configuration de Simply Accounting

1. Ouvrez Simple Comptable.
2. Sélectionnez Créer une nouvelle entreprise, et cliquez sur OK.
3. Ne convertissez pas votre entreprise QuickBooks dans Simple Comptable. Cliquez sur Suivant pour continuer.
4. Saisissez tous les détails de l'entreprise, et cliquez sur Suivant.
5. Entrez les dates comptables de votre entreprise, et cliquez sur Suivant. (Remarque : Si ces renseignements ne sont pas disponibles, consultez votre comptable.)
6. Pour la liste des Comptes, cochez la case à cocher pour Laissez-moi établir la liste des comptes une fois l'entreprise créée. Nous allons transférer les comptes provenant de RepairCenter. Cliquer sur Suivant.
7. Cliquez sur Oui pour confirmer que vous allez créer vos propres comptes.
8. Pour type d'industrie, sélectionnez Service, puis cliquez sur Suivant pour continuer.
9. Nom et emplacement : Vous êtes invité à entrer le nom du fichier de l'entreprise et son emplacement.
10. Cliquez sur Suivant, puis cliquez sur Terminer.

• Lorsque le processus est terminé et vous voyez un message de « Félicitations », cliquez sur Fermer.
• Simple Comptable se lancera automatiquement.
• Assurez-vous que votre programme et vos taux de taxes sont à jour (consultez le menu Aide de Simple Comptable pour un soutien additionnel).

1. Créer un utilisateur supplémentaire. Cela est pour vous permettre de transférer de RepairCenter à Simple Comptable pendant que Simple Comptable est ouvert.
2. Cliquez sur Configuration, puis sélectionnez Configurer les utilisateurs.
3. Mettez en surbrillance Utilisateur sysadmin, puis cliquez sur Modifier les utilisateurs (icône) dans la partie droite de la boîte de dialogue.
4. La boîte de dialogue Modifier un utilisateur s'affiche. Vous devez entrer un mot de passe pour l'utilisateur sysadmin, puis cliquez sur OK. Remarque : Les mots de passe seront masqués.
5. Remarquez que Ajouter un utilisateur est maintenant accessible. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
6. Créez un utilisateur avec un Nom d'utilisateur rc et un mot de passe rc. Remarque : Le mot de passe peut être ce que vous voulez, mais assurez-vous d'entrer les mêmes informations d'identification dans le fichier de configuration Web de l'interface RepairCenter/Simple Comptable.
7. Sous Droits avec produits de tiers, sélectionnez accès Lecture/écriture.
8. Donnez à cet utilisateur tous les droits, ou sélectionnez les droits que vous souhaitez donner. (N'oubliez pas que la désactivation de certains droits peut faire en sorte que l'interface ne fonctionne pas de façon appropriée.) Cliquez sur OK.

1. Si Simple Comptable est ouvert, assurez-vous qu'il est en mode multiutilisateur. S'il ne l'est pas, dans le menu Fichier, sélectionnez Basculer en mode multiutilisateur.
2. Cliquez sur OK pour fermer toutes les fenêtres Simple Comptable, et réduisez ensuite la fenêtre Simple Comptable.
3. Dans RepairCenter, ouvrez une session avec un utilisateur disposant de droits d'administration.
4. Cliquez sur Plus, et cliquez ensuite sur Configuration.
5. Cliquez sur l'onglet Comptabilité, et ensuite sur Centres de profit.
6. Cliquez n'importe où dans la liste des Comptes. Dans le menu déroulant, sélectionnez Supprimer les .0XX de tous les numéros de compte.
7. Cliquez sur Envoyer les comptes pour envoyer et créer ces comptes dans Simple Comptable.
8. Une fois que les comptes sont envoyés, ouvrez Simple Comptable et vérifiez que les comptes ont été créés :
   • cliquez sur l'icône de l'Entreprise dans le volet de gauche, et cliquez ensuite Plan comptable sous Tâches du comptable.
9. La liste du Plan comptable s'affiche. Vérifiez que les comptes ont bien été envoyés depuis RepairCenter.

Une fois que le Plan comptable est créé, vous devez configurer des en-têtes de groupe et des totaux de groupe dans Simple Comptable.

1. Dans l'onglet Comptes, vous remarquerez les en-têtes de groupe sont en caractères gras. Vous devez créer des en-têtes de groupe et des totaux de groupe pour chacune de vos en-têtes : Actif, Passif, Équité, Revenus et Dépenses.
2. Sélectionnez un compte sous l'en-tête, puis cliquez sur l'icône Créer. La boîte de dialogue Création d'un compte s'affiche.
3. Si les comptes sont dans les plages suivantes, créez les comptes en conséquence :

• 1000 à 1999
• 2000 à 2999
• 3000 à 3999
• 4000 à 4999
• 5000 à 5999

4. Utilisation de Actif à titre d'exemple :

1. Dans la boîte de dialogue Création d'un compte, entrez le nombre 1000 à Compte et le nom « Actif ».
2. Pour le type, sélectionnez En-tête de groupe.
3. Cliquer sur Créer un autre.
4. Entrez le numéro 1000 à Compte et le nom « Actif total ».
5. Pour le type, sélectionnez Total de groupe.
6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Les En-têtes et les Totaux de groupe doivent être créés pour toutes les catégories de comptes : Actif, Passif, Équité, Revenus et Dépenses. Utilisez ce qui suit :

• Numéros d'En-têtes de groupe : 1000, 2000, 3000, 4000 et 5000.
• Numéros de Totaux de groupe : 1999, 2999, 3999, 4999 et 5999.

Totaux de sous-groupe

En suivant les étapes décrites précédemment, créez des totaux de sous-groupe pour les catégories de comptes suivantes :

• N° compte 1998, sous-groupe total de l'actif
• N° compte 2998, sous-groupe total du passif
• N° compte 4998, sous-groupe total des revenus
• N° compte 5998, sous-groupe total des dépenses
• Notez qu'il n'y a pas de sous-groupe total pour la catégorie équité, car il n'y a pas de sous-compte.

Lorsque les en-têtes/Totaux de groupe sont créés, créez un compte pour les fonds non déposés sous Actif. Assurez-vous de modifier la classe du Compte pour le compte pour les fonds non déposés à Comptant.

1. Assurez-vous que vous êtes en mode Utilisateur unique.
2. Dans le menu Configuration, cliquez sur Paramètres. La boîte de dialogue Paramètres apparaît.
3. Placez votre curseur sur la première ligne de taxe disponible. Dans la première colonne, entrez TPS.
4. Allez à la colonne Compte pour faire le suivi des taxes payées sur les dépenses. Cliquez sur l'icône en forme de loupe. La boîte de dialogue Sélectionner compte s'affiche.
5. Cliquez sur Créer.
6. Entrez les renseignements sur les taxes. Nous utiliserons la TPS dans notre exemple :

1. Nombre = 2310 (remarque : les comptes de taxes peuvent avoir n'importe quel numéro, mais assurez-vous qu'il se trouve entre 2000 et 2999 et qu'il ne soit pas encore utilisé).
2. Nom = TPS payée sur les ventes
3. Cliquez sur Suivant et acceptez toutes les valeurs par défaut jusqu'à ce que vous atteigniez la boîte de dialogue Classe de compte.
4. Dans la boîte de dialogue Classe de compte, cliquez sur la flèche de déroulement et sélectionnez Taxe de vente payable.
5. Cliquez sur Suivant, puis cliquez sur Terminer lorsque l'option est disponible.

7. Dans la boîte de dialogue Paramètres, dans la colonne intitulée Compte pour faire le suivi des taxes chargées sur les revenus, cliquez sur l'icône en forme de loupe.
8. Toujours en utilisant notre exemple pour la TPS, entrez les informations sur la taxe :

1. Nombre = 2344 (remarque : les comptes de taxes peuvent avoir n'importe quel numéro, mais assurez-vous qu'il se trouve entre 2000 et 2999 et qu'il ne soit pas encore utilisé).
2. Nom = TPS payée sur les achats
3. Cliquez sur Suivant et acceptez toutes les valeurs par défaut jusqu'à ce que vous atteigniez la boîte de dialogue Classe de compte.
4. Dans la boîte de dialogue Classe de compte, cliquez sur la flèche de déroulement et sélectionnez Taxe de vente payable.
5. Cliquez sur Suivant, puis cliquez sur Terminer lorsque l'option est disponible.

9. Répétez les étapes 2 à 8 pour la TVP et la TVH. Remarque : Selon les taxes qui sont chargées dans votre province, il se peut que vous ayez à configurer la TPS et la TVP ou seulement la TVH.

Une fois que tous les comptes de taxes sont configurés, vous devez associer les codes de taxes aux comptes de taxes appropriés.

1. Toujours dans la boîte de dialogue Paramètres, cliquez sur Codes de taxes dans le volet de gauche.
2. Placez votre curseur dans la première colonne. Saisissez le code : G, P ou S
3. Rendez-vous dans la colonne Description et saisissez une description pour le code. Par exemple :

• TPS 5 %
• TVP 8 %
• TPS 5 %, TVP 8 %

Une fois que les codes de taxes ont été établis, définissez le montant de la taxe et constituez des sous-groupes.

1. À côté de chaque code de taxe, cliquez sur l'icône en forme de loupe. La boîte de dialogue Détails sur le code taxe apparaît.
2. Cliquez sur la loupe sous les taxes et sélectionnez la taxe appropriée. Lors de la configuration de Taxes standard (code S), sélectionnez la TPS et la TVP.
3. Une fois la taxe sélectionnée, placez votre curseur sous le taux et entrez le taux de taxe appropriée pour cette taxe.
4. Répétez les étapes 1 à 3 jusqu'à ce que toutes les associations et tous les taux de taxe soient établis.
5. Toujours dans la boîte de dialogue Paramètres, cliquez sur Entreprise dans le volet de gauche, et sélectionnez ensuite Plan comptable.
6. Modifiez tous les Comptes de taxes et assurez-vous qu'il sont configurés en tant que Compte de sous-groupe :

1. Mettez le compte en surbrillance. Cliquez sur Modifier comptes.
2. Sélectionnez Compte de sous-groupe

7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enreg. et Fermer.

Une fois que les taxes sont configurées, les comptes doivent être liés.

1. Dans la boîte de dialogue Paramètres, développez la catégorie Fournisseur et dépense et mettez un compte en surbrillance.
2. Pour chaque champ, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez les comptes appropriés pour Compte bancaire et Comptes fournisseurs.
3. Répétez ces étapes pour Clients et Revenus.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour revenir à l'onglet d'accueil de Simple Comptable.