Réception des pièces - Dépôt de reprise et factures

1. Travaux figurant sur la facture qui accompagne les pièces qui ont été physiquement reçues.
2. Une fois que vous avez vérifié que vous avez réceptionné chaque pièce figurant sur la facture, enregistrez les reçus de pièce puis validez le prix indiqué sur la liste et le coût de chaque pièce.

Remarque : Si le calcul du pourcentage de remise du fournisseur (P %) n'est pas exact, consultez le dossier du fournisseur afin vous assurer qu'il n'y a pas de pourcentage de majoration ou que l'option est activée pour calculer une remise et non une majoration.

3. Ne travaillez que sur une facture à la fois.
4. Entrez le total de la facture dans le champ Diff Coût de la facture : dans la zone Réceptionner sous l'onglet Réceptionner avant d'indiquer qu'une pièce a été réceptionnée. Lorsque vous réceptionnez chaque pièce, le montant Diff Coût de la facture est réduit. Lorsque toutes les pièces sont réceptionnées et que les ajustements de prix sont effectués, la valeur est de zéro si la facture est équilibrée.

Remarque : Les factures devraient comprendre des éléments tirés d'un seul bon de réparation. Si un fournisseur émet des factures pour des articles figurant sur plusieurs bons de réparation, veuillez communiquer avec lui et lui demander une facture pour chacun des BR. Dans l'éventualité où le fournisseur n'émettrait pas de facture pour chaque BR, communiquez avec votre service de comptabilité pour connaître la marche à suivre avant d'inscrire la facture.

5. Si votre atelier paie la taxe de vente sur les factures de pièces, adressez-vous à votre service de comptabilité pour connaître la marche à suivre avant d'inscrire la facture.

Note : Toutes les pièces affichées sur une facture doivent contenir le même nombre de PO. Si la facture n'est pas équilibrée, corrigez tous les numéros de BC afin qu'ils soient identiques : cliquez avec le bouton de droite sur la ligne et sélectionnez Changer le BC. (Si vous cliquez avec le bouton de droite et copiez le numéro de BC adéquat, vous pouvez ensuite le coller dans la ou les lignes erronées.

Remarque : Si des pièces sont en rupture de stock (R), ou si vous devez des pièces aux clients (DC), assurez-vous de cocher la case sous l'onglet Commander afin de mettre à jour l'état des pièces sur le tableau principal.

Il y a plusieurs façons d'accéder à l'onglet Réceptionner sous l'onglet Pièces : Sélectionnez votre méthode d'accès privilégiée et utilisez-la systématiquement pour accéder rapidement aux onglets appropriés.

1. Dans le tableau principal, double-cliquez sur un BR pour l'ouvrir. Cliquez sur l'onglet Pièces, puis sur l'onglet Réceptionner.
2. Dans le tableau principal, si le volet de visualisation s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur le lien Pièces, puis sur l'onglet Réceptionner.
3. Sur le tableau principal, cliquez sur la flèche du menu déroulant Ouvert et sélectionnez Pièces, puis cliquez sur l'onglet Réceptionner.
4. Sur le tableau principal, cliquez avec le bouton de droite n'importe où dans la liste et sélectionnez Ouvrir à. Cliquez sur Pièces, puis cliquez sur l'onglet Réceptionner.
5. Sous l'onglet Aperçu d'un BR ouvert, cliquez sur le lien Pièces, puis sur l'onglet Réceptionner.
6. Accédez à l'onglet Pièces directement à partir du tableau principal en double-cliquant sur un BR dans la liste, puis cliquez sur l'onglet Réceptionner. Ceci est la méthode préférée des gestionnaires de pièces et n'est accessible que si le service indiqué dans votre Configuration de l'utilisateur est Admin-Pièces.

1. Accédez à l'onglet Réceptionner sous l'onglet Pièces.
2. Dans la zone Réceptionner au bas de l'onglet, entrez la date de la facture et le numéro de facture, puis entrez le coût de la facture dans le champ Diff Coût de la facture.
3. Double-cliquez dans la colonne Qté de la ligne pour laquelle la pièce doit être réceptionnée. La fenêtre Entrée de données sur les pièces s'ouvre.
   
4. Vérifiez que les champs Qté, Numéro de pièce, Liste des fournisseurs par article et Coût du fournisseur par élément sont entrés avec précision. Si vous devez apporter des modifications, procédez de la façon suivante.

• Entrez la bonne pièce dans le champ Numéro de pièce.
• Entrez le montant par pièce dans le champ Liste des fournisseurs par article. (Si vous modifiez le montant dans la liste de fournisseurs par article, le système affiche un indicateur de changement de prix (PPC) sur le tableau principal et l'onglet Aperçu, à revoir par l'estimateur).
• Entrez le coût de la pièce tel qu'indiqué dans la facture dans le champ Coût du fournisseur par champ. Si la configuration du fournisseur prévoit une remise, le coût est automatiquement calculé en fonction de la remise prévue.

5. Appuyez sur Entrée pour faire passer l'état de Commandée à Reçue et pour passer à la ligne suivant dans le bon de commande.

Astuce : Si vous n'avez aucun changement à faire dans la fenêtre Entrée de données sur les pièces, appuyez sur Entrée à tout moment pour faire passer l'état à Reçue et aller directement à la ligne suivante du bon de commande.

6. Répétez les étapes 4 et 5 pour chaque pièce à réceptionner jusqu'à ce que toutes les pièces de la facture aient été réceptionnées et que le champ Diff Coût de la facture soit à zéro.
7. Si la facture a déjà été payée (CR), effectuez l'une des opérations suivantes :

• Si la facture ne contient que deux pièces, mettez un crochet dans la colonne P pour chaque pièce payée.
• Si la facture compte plusieurs pièces qui sont toutes prépayées, décochez la case Envoyer au compte fournisseur en bas de l'onglet.

8. Lorsque la facture est équilibrée, cliquez sur Réceptionner. L'état de la pièce passe de Reçue à Enregistrée.

1. Accédez à l'onglet Réceptionner sous l'onglet Pièces.
2. Dans la zone Réceptionner au bas de l'onglet, entrez la date de la facture et le numéro de facture, puis entrez le coût de la facture dans le champ Diff Coût de la facture.
3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Si les lignes de pièces sont séquentielles, cliquez sur la première ligne et faites glisser le curseur jusqu'à la dernière ligne de pièces.
• Si les lignes ne se suivent pas, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chacune des lignes à réceptionner.

4. Cliquer sur Attribuer aux pièces l'état Arrivée.
5. Confirmez ou entrez les champs Numéro de pièce, Liste de fournisseurs et Coût pour chaque ligne. Apportez les corrections, si nécessaire, pour que les changements de prix de pièces (PPC) soient révisés et traités par l'estimateur.
6. Si la facture a déjà été payée (CR), effectuez l'une des opérations suivantes :

• Si la facture ne contient qu'une ou deux pièces, mettez un crochet dans la colonne P pour chaque pièce payée.
• Si la facture comporte plusieurs pièces prépayées, cochez la case Envoyer au compte fournisseur au bas de l'onglet.

7. Lorsque la facture est équilibrée, cliquez sur Réceptionner. L'état de chaque pièce reçue passe de Reçue à Enregistrée.

Si une facture de pièce n'a pas été inscrite correctement, vous pouvez l'annuler. Cependant, vous devez disposer des droits d'accès appropriés pour annuler une facture.

Remarque : Si vous tentez d'annuler une facture déjà inscrite en comptabilité, un message vous avisera de contacter le personnel de la comptabilité. Vous devrez indiquer que la facture est « non transférée » avant de l'annuler.

1. Pour accéder à l'onglet Réceptionner, effectuez l'une des actions suivantes :

• Sur le tableau principal, double-cliquez sur le BR pour l'ouvrir. Cliquez sur l'onglet Pièces, puis cliquez sur l'onglet Factures.
• Dans le tableau principal, si le volet de visualisation s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur le lien Pièces, puis sur l'onglet Factures.

2. Mettez en surbrillance la ligne de la facture qui doit être annulée.
3. Cliquez sur Annuler. Dans le message de confirmation, cliquez sur Oui. La ligne s'affiche en rouge.
4. Allez à l'onglet Réceptionner et entrez de nouveau la facture correctement si nécessaire.

Vous pouvez soit traiter un dépôt de reprise qui peut être retourné pour un crédit ou traiter un dépôt de reprise qui ne peut pas être retourné pour un crédit.

Traiter un dépôt de reprise qui peut être passé en crédit

1. Réceptionner toutes les pièces sur la facture comme d'habitude
2. Cliquez sur Ajouter une pièce pour ajouter le dépôt de reprise.
3. Sélectionnez la catégorie de pièce à laquelle appliquer le dépôt de reprise.
4. Dans la description, entrez « Dépôt de reprise ».
5. Appliquer cela au BC des autres pièces sur la facture.
6. Entrer le même montant pour la liste et le coût.
7. Équilibrez la facture de la façon habituelle.
8. Cliquez sur l'onglet Retourner.
9. Sélectionnez la ligne Dépôt de reprise ajoutée.
10. Sélectionnez le motif de ligne Dépôt de reprise, puis cliquez sur Retourner. Une Note sera générée automatiquement.
11. Un bordereau de retour peut être imprimé si nécessaire.

Remarque : La procédure ci-dessus créera un indicateur P+ sur le tableau principal. L'indicateur ne peut être retiré qu'en supprimant la ligne du dépôt de reprise une fois le retour effectué. Vous devez disposer des droits d'accès appropriés pour supprimer une pièce. Ceci s'effectue généralement lors de la procédure précédant la fermeture.

Traiter les frais qui ne peuvent pas être passés en crédit

Certains dépôts de reprise ne peuvent pas être passés en crédit. Par exemple : un dépôt de reprise a été ajouté, inscrit et retourné, mais le fournisseur déclare que l'organe est trop endommagé pour être retourné.

1. L'estimateur ajoutera le dépôt de reprise à l'estimation.
2. L'estimateur acceptera le supplément dans RepairCenter.
3. Commandez le dépôt de reprise.
4. Réceptionnez le dépôt de reprise, en entrant Ajustement pour reprise comme numéro de facture. Le prix indiqué sur la liste et le coût seront identiques.
5. Utilisez la date actuelle comme date de facturation.
6. Cliquez sur l'onglet Crédits.
7. Réceptionner la note de crédit pour l'organe retourné en entrant « Ajustement pour reprise » comme numéro de la note de crédit.
8. Utiliser la date actuelle comme date de la note de crédit.
9. Enregistrez la note de crédit.

Remarque : Si vous constatez que l'organe ne pourra être retourné avant l'inscription de la facture, demandez à l'estimateur d'entrer le dépôt de reprise sur l'estimation. Après avoir accepté le supplément, commandez le dépôt de reprise et réceptionnez-le comme vous le feriez pour toute autre pièce de la facture.

Si vous avez une facture comportant des pièces et de la sous-traitance, la facture doit être traitée comme une facture fractionnée. Par exemple, une facture de sous-traitance pour l'installation d'un pare-brise comportera également les pièces nécessaires dans une facture fractionnée.

1. Sur la facture papier, écrivez « facture fractionnée ».
2. Double cliquez sur le BR dans le tableau principal, cliquez sur l'onglet Pièces, puis cliquez sur l'onglet Réceptionner.
3. Réceptionnez la portion des pièces de la facture. Pour le coût total de la facture, entrez uniquement le montant total des pièces, et non la totalité de la facture (qui comprend également un montant pour la sous-traitance).

Astuce : Ajouter un P après le numéro de facture (par exemple, 123P) pour la différencier de la facture de sous-traitance.

4. Réceptionnez et inscrivez de la façon habituelle.
5. Cliquez sur l'onglet Sous-traitance.
6. Pour le montant, entrez uniquement le montant de la sous-traitance de la facture.

Astuce : Ajouter un S après le numéro de facture (par exemple, 123S) pour la différencier de la facture de pièces.

7. Entrez les informations de la facture requises et inscrivez la facture de sous-traitance.

Si vous recevez des pièces endommagées et que vous décidez de les réparer et de les installer, vous devriez suivre les trois étapes suivantes :

1. Réceptionnez la pièce de la façon habituelle en utilisant la liste de fournisseurs courante et le prix coûtant tel qu'indiqué sur la facture. S'il y a plusieurs pièces sur la facture, réceptionnez et inscrivez toutes les pièces.
2. Créez et créditez les pièces endommagées en cliquant sur l'onglet Crédits sous l'onglet Pièces.

• Cliquez sur Ajouter un crédit.
• Entrez des données dans tous les champs appropriés marqués d'un astérisque rouge *.
• Entrez le montant du crédit accordé pour la pièce endommagée dans les champs Montant de la liste de fourn. et Montant du coût.
• Cliquez sur OK.
• Cliquez sur Imprimer un bordereau de retour de pièces pour générer un bordereau de retour.
• Si le fournisseur réduit le montant de la facture plutôt que d'émettre une note de crédit, vous devrez cliquer sur Inscrire pour créer une note de crédit à ce moment.

3. Ajouter la main-d'œuvre supplémentaire en effectuant les étapes suivantes. Cela fera apparaître un indicateur sur le BR dans le tableau principal et l'écran Aperçu pour signaler que la main-d'œuvre supplémentaire a été ajoutée. Dans le cas d'une pièce endommagée, le BR sera fermé et les drapeaux resteront affichés.

• Dans l'écran Aperçu, cliquez sur l'onglet Main-d'œuvre, puis sélectionnez l'onglet Assigner des techniciens.
• Cliquez sur Ajouter main-d'œuvre supplémentaire.
• Sélectionnez Carrosserie en tant que Service et remplissez les autres champs obligatoires. Une nouvelle ligne sera ajoutée au bon de réparation.
• Sélectionnez la ligne qui vient d'être créée.
• Cochez la case à côté du nom du technicien.
• Cliquez sur Assigner.
• Réimprimez le bon de réparation pour le technicien.

Exemple : un atelier a acheté un devant complet au coût de 3 700 $ d'un fournisseur de pièces récupérées. La valeur des pièces manquantes pour le devant complet s'élevait environ à 300 $ et vous les avez achetées d'un équipementier. Le fournisseur s'engage à vous rembourser le coût des pièces d'origine.

1. Sous l'onglet Pièces, cliquez sur Ajouter des pièces pour ajouter des pièces à la commande de l'équipementier.
2. Commander les pièces de l'équipementier.
3. Une fois les pièces réceptionnées, inscrivez-les sur la facture comme d'habitude.
4. Dans onglet Pièces, cliquez sur l'onglet Crédits, et cliquez sur Ajouter un crédit. Utilisez l'information tirée de la facture de l'équipementier et traitez le crédit du fournisseur de pièces récupérées en fonction du montant indiqué sur la facture de l'équipementier.
5. Utiliser la même catégorie de pièce que celle qui est utilisée dans la fonction Ajout de pièces (pièce d'origine, généralement).
6. La description à entrer serait Crédit dû pour pièces d'origine.
7. Lorsque la note de crédit du fournisseur de pièces récupérées est réceptionnée, traitez-la de la façon habituelle.

Si vous recevez une commande de pièces et qu'elle comprend une pièce qui ne figure pas sur l'estimation, qui n'a pas été commandée et qui ne sera pas installée, avant de la retourner, vous devez l'ajouter au BR afin d'équilibrer la facture, puis générer un bordereau de retour.

1. Pour accéder à l'onglet Réceptionner, effectuez l'une des actions suivantes :

• Sur le tableau principal, double-cliquez sur le BR pour l'ouvrir. Cliquez sur l'onglet Pièces, puis sur l'onglet Réceptionner.
• Dans le tableau principal, si le volet de visualisation s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur le lien Pièces, puis sur l'onglet Réceptionner.

2. Si certaines pièces de la commande doivent être réceptionnées, entrez toutes les pièces de la manière habituelle, mais ne cliquez pas sur Réceptionner.
3. Pour une pièce qui n'a pas été commandée et qui ne sera pas installée, cliquez sur Ajouter une pièce
4. Entrez les champs obligatoires.

Remarque : Le numéro de pièce est facultatif. S'il est entré, il s'imprimera sur le bordereau de retour de pièce. (La plupart des fournisseurs exigent le numéro de pièce si vous utilisez les bordereaux de retour générés par RepairCenter).

5. Réceptionnez la pièce que vous venez d'ajouter de la façon habituelle.

Remarque : si les paramètres des pièces de votre atelier sont réglés pour afficher les pièces commandées uniquement sur l'onglet Réceptionner, vous devrez commander la pièce avant de la réceptionner.

6. Entrez 0,00 (zéro) dans le champ Liste de fournisseurs.
7. Dans la colonne Coût total, entrez le coût affiché sur la facture actuelle.
8. Double-cliquez sur l'espace Fournisseur et sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante.
9. Faites passer l'état à Reçue
10. Pour réceptionner la facture, cliquez sur Réceptionner.
11. Sélectionnez l'onglet Retour de pièces.
12. Mettez en surbrillance la ligne que vous venez d'ajouter, sélectionnez une raison dans la liste Raison du retour, puis cliquez sur Retour.
13. Un message sur la méthode de retour s'affiche. Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Sélectionnez Oui si vous pensez commander la pièce de nouveau. L'état de la pièce est passe à Retournée.
• Sélectionnez Non, si vous ne pensez pas commander la pièce de nouveau. L'état de la pièce passe à Retournée/Zéro, et aucune option ne vous permettra de commander la pièce de nouveau. La pièce sera cependant affichée comme pièce non commandée sur le tableau principal et sous l'onglet Aperçu, à moins que vous ne changiez l'état pour Maintenue.

14. Lorsque vous réceptionnez la note de crédit du fournisseur, entrez « Crédit pour pièce endommagée » dans le champ Note de crédit avant de l'enregistrer. Ceci générera une note sous l'onglet Note.

Ces frais peuvent être ajoutés à une facture, qu'ils soient payés par le client ou absorbés par l'atelier.

Pour facturer les frais au client :

1. Retournez à Estimation (estimation de RepairCenter ou d'un tiers).
2. Accepter le supplément dans RepairCenter.
3. Réceptionnez et équilibrez la facture de la façon habituelle.

Pour facturer les frais à l'atelier de réparation :

1. Accédez à l'onglet Réceptionner sous l'onglet Pièces.
2. Réceptionnez toutes les pièces.
3. Ajoutez les frais au coût de la pièce le plus élevé.
4. Ajoutez une note explicative précisant pourquoi l'atelier absorbe le coût et pourquoi le profit de la ligne est inférieur à la normale.
5. Équilibrez et inscrivez la facture de la façon habituelle.

Si la quantité de pièces reçues est supérieure à la quantité commandée :

1. Réceptionner la quantité de pièces.
2. Mettre à jour le système d'estimation avec la quantité correcte à inclure dans un supplément.

Si la quantité des pièces reçues est inférieure à la quantité commandée, choisissez l'une des options suivantes en fonction de la préférence du gestionnaire.

Option 1 :

1. Changez la quantité et réceptionnez la facture de la façon habituelle.
2. Avisez l'estimateur que la ligne de l'estimation doit être modifiée afin de correspondre à la quantité reçue et qu'une autre ligne doit être ajoutée pour les éléments restants.
3. Accepter le supplément dans RepairCenter.
4. Commandez la nouvelle ligne de supplément, mais n'envoyez pas le BC.

Option 2 :

1. Remplacez la quantité par la quantité reçue et réceptionnez la facture de la façon habituelle.
2. Sous l'onglet Réceptionner, cliquez sur Ajouter une pièce afin d'ajouter une ligne qui vous permettra de réceptionner la quantité restante lorsque vous la recevrez.

Remarque : pour l'option 2, vous devrez additionner ces deux montants afin de vous assurer qu'ils correspondent au montant de l'estimation sur la ligne d'origine. L'indicateur Pièce supplémentaire ajoutée ne pourra jamais être retiré du tableau principal.

Astuce : Les en-têtes des colonnes sont abrégés. Placez votre curseur sur l'en-tête pour afficher le nom complet ou la description.

Remarque : Si la ligne de pièce mise en surbrillance a été réceptionnée, ces champs seront en lecture seule. Lorsque vous quittez l'onglet Réceptionner et que vous y revenez, les pièces réceptionnées et inscrites ne sont plus répertoriées.