Crédits d'enregistrement

Les notes de crédit devraient comprendre des éléments tirés d'un seul bon de réparation. Si un fournisseur émet des notes de crédit pour les éléments indiqués sur plusieurs bons de réparation, veuillez communiquer avec lui et lui demander une note de crédit pour chacun des BR.

1. Sur le tableau principal, double-cliquez sur le BR, cliquez sur l'onglet Pièces, puis cliquez sur l'onglet Crédits.
2. Mettez en surbrillance la ou les lignes pour lesquelles vous avez reçu des notes de crédit.
3. Confirmez ou entrez la date de la facture du fournisseur.
4. Dans la zone Crédit au bas de l'onglet, entrez le numéro de note de crédit.
5. Confirmez que le coût de la facture est correct et correspond à la facture. (S'il y a une différence en raison de la surcharge carburant ou des frais de reconstitution des stocks, voir ci-dessous.)
6. Si des notes doivent être ajoutées à cette note de crédit, ajoutez-les dans le champ Notes pour la note de crédit (crédit pour pièce endommagée, ajustement de dépôt, etc.).
7. Si la comptabilité le demande, décochez la case Envoyer aux créditeurs.
8. Confirmez ou entrez la date de ramassage.
9. Cliquez sur le bouton Enregistrer sur la droite.

Une note de crédit peut être annulée tant qu'elle n'a pas été envoyée à la comptabilité. Vous devez disposer des droits d'accès appropriés pour annuler un crédit.

1. Sur le tableau principal, double-cliquez sur le BR, cliquez sur l'onglet Pièces, puis cliquez sur l'onglet Crédits.
2. Mettez en surbrillance le crédit à annuler.
3. Cliquez sur le bouton Annuler en bas de l'onglet. La couleur de la ligne vire au rouge, indiquant qu'il a été annulé.
4. Traitez de nouveau le crédit, le cas échéant.

Suivez tous les dépôts de reprise pour lesquels vous vous attendez à recevoir un crédit.

Dépôts de reprise retournés pour crédit

1. Ajoutez la pièce (dépôt de reprise) et retournez-la immédiatement pour crédit.
2. Suivez les instructions pour Pièces non commandées.
3. Enregistrez la note de crédit comme d'habitude, mais notez qu'il y a un dépôt de reprise.

Dépôt de reprise ne pouvant être retourné pour crédit

Exemple : un dépôt de reprise a été ajouté, enregistré et retourné. Le fournisseur déclare maintenant que l'organe est trop endommagé pour obtenir le crédit. Pour facturer le client/l'assureur, le dépôt de reprise doit être ajouté à l'estimation.

1. L'estimateur doit ajouter le dépôt de reprise à l'estimation dans le système d'estimation.
2. Dans le tableau principal, sélectionnez le BC et cliquez sur le bouton Accepter le supplément au bas de l'onglet.
3. Commandez le dépôt de reprise.
4. Réceptionnez le dépôt de reprise, en entrant Ajustement pour reprise comme numéro de facture.
5. Le prix annoncé et le coût indiqueront le même montant.
6. Utilisez la date actuelle comme date de facturation.
7. Sélectionnez l'onglet Pièces, puis sur l'onglet Crédits.
8. Acceptez la note de crédit pour les frais pour noyau en entrant Ajustement pour reprise comme numéro de la note de crédit.
9. Utiliser la date actuelle comme date de la note de crédit.
10. Dans la section Créer au bas de l'onglet, confirmez ou saisissez la Date de ramassage; cliquez sur le bouton Enregistrer sur la droite.

Remarque : lorsque vous ajoutez le dépôt de reprise dans votre système d'estimation, confirmez que le type de pièce correspond à celui des frais pour noyau ajoutés à l'origine, avant de traiter le retour dans RepairCenter.

Exemple : vous achetez une attache avant à un coût de 3 700 $ d'un fournisseur de récupération. Environ 200 $ de pièces n'étaient pas inclus avec l'attache, ce qui fait que vous avez dû les acheter d'un équipementier. Le fournisseur s'engage à vous rembourser le coût de l'équipement d'origine. Voici la façon dont vous devez gérer cette situation.

1. Sous l'onglet Pièces, sélectionnez l'onglet Commande.
2. Utilisez le bouton Ajouter des pièces à droite pour ajouter les pièces à la commande de l'équipementier.
3. Commander les pièces de l'équipementier.
4. Une fois les pièces réceptionnées, inscrivez-les sur la facture comme d'habitude.
5. Dans onglet Pièces, cliquez sur l'onglet Crédits. Cliquez sur le bouton Enregistrer à droite. Utilisez l'information tirée de la facture de l'équipementier et traitez le crédit du fournisseur de pièces récupérées en fonction du montant indiqué sur la facture de l'équipementier.
6. Utiliser la même catégorie de pièce que celle qui est utilisée dans la fonction Ajouter des pièces (pièce d'origine, généralement).
7. La description à entrer est Crédit dû pour pièces d'origine.
8. Lorsque la note de crédit du fournisseur de pièces récupérées est réceptionnée, traitez-la de la façon habituelle.

Le fournisseur peut déduire des frais de reconstitution des stocks ou une surcharge carburant du montant de la note de crédit que vous avez demandée. Il existe deux façons de traiter ces frais. Pour les deux procédures qui suivent, nous supposons que vous ajustez le coût des frais de reconstitution de stocks ou le supplément de carburant au coût des pièces, et que vous n'avez pas l'intention de suivre les ventes et le coût de ces éléments séparément.

Pour que les frais ne se reflètent pas sous l'onglet Crédits

1. Ouvrez le BR, puis sélectionnez l'onglet Pièces > Crédits.
2. Double-cliquez sur la ligne dans le champ Coût.
3. Modifiez le coût pour le montant reçu, par la note de crédit.
4. Enregistrez la note de crédit de la façon habituelle.

Pour que les frais se reflètent sur l'onglet Crédits

1. Sélectionnez l'onglet Pièces, puis sur l'onglet Crédits.
2. Cliquez sur le bouton Enregistrer à droite.
3. Entrez des données dans tous les champs appropriés marqués d'un astérisque rouge *.
4. Sélectionnez le type de pièce selon la pièce d'origine retournée.
5. Entrez la description « frais de reconstitution des stocks » ou « surcharge carburant ».
6. Au moment d'entrer le montant, mettez un signe moins devant le montant. Cela permet d'inscrire un débit, ce qui ajustera le montant de la note de crédit.
7. Cliquez sur OK.
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer sur la droite, comme d'habitude.